Wie Sie Reibungsverluste an Schnittstellen reduzieren
Neben meiner Coaching-Tätigkeit für ärztliche Kolleginnen und Kollegen mache ich immer wieder mit grosser Freude Praxisstellvertretungen als Dermatologin. Und jedes Mal bin ich aufs Neue begeistert, wie viele verschiedene Ideen und Möglichkeiten es gibt, die tägliche Zusammenarbeit im Team reibungslos zu gestalten. Oder eben gerade nicht. Dabei lerne ich selbst jedes Mal dazu. Diese Erfahrungen möchte ich hier teilen.
Einen Klassiker unter den «Reibungsverlusten», der Zeit und Nerven kostet, stellt der Informationsfluss während der Sprechstunde dar. Wie kommunizieren Sie im Team miteinander? Wie erfährt z.B. bei Ihnen die Praxisassistentin, dass während der Konsultation etwas bestimmtes im Sprechzimmer benötigt wird oder direkt danach eine weitere, ggf. delegierte Diagnostik wie Blutentnahme, Test o.ä. folgen soll? Und ist Ihre Variante effektiv und effizient, d.h. sinnvoll, eindeutig, ohne Rückfragen, zeitsparend, nervenschonend und möglichst störungsfrei?
Kennen Sie diese 7 Varianten, die ich bislang ausprobieren durfte, auch…?
Option 1:
Sie rufen die Rezeption jeweils übers Telefon an (und hoffen, dass nicht dauerbesetzt ist oder alle MPAs gerade anderweitig beschäftigt sind) und geben die Information mündlich weiter.
Nachteil: ggf. unterbrechen Sie die MPA am Empfang in einem anderen Patientengespräch oder bei einer wichtigen Aufgabe. Jede Unterbrechung kostet Zeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die
eine oder andere Information vergessen geht oder Fehler gemacht werden.
Option 2:
Sie öffnen die Sprechzimmer-Tür und rufen laut nach vorne «kann mal bitte eben jemand...» oder gehen zur Rezeption vor, die aber allenfalls «voll belagert» ist. Vielleicht müssen Sie sogar warten
bis die MPA ein anderes Gespräch beendet hat. Nachteil: Kostet viel Zeit, besonders wenn Ihr «unverhofftes persönliches Auftauchen im Auge des Orkans» sofort für andere Gespräche oder Fragen an
Sie genutzt wird. Vorteil: fördert je nach Laufweg Ihre «Fitness» und fordert Ihre Abgrenzungskompetenz.
Option 3:
Sie versenden «an alle MPA-Arbeitsplätze» eine aufpoppende Nachricht über ein internes Chat-Programm mit dem Auftrag «bitte Material xy in Zi 1 bringen» oder «bei Herrn Meier noch yz
durchführen». Sehr elegant, geräuschlos und relativ störungsarm.
Option 4:
Sie benutzen eine separate interne Telefonleitung mit anderem Klingelton, die immer freigehalten wird, um bei den MPAs nur kurz «anzuklingeln» (ohne aufs Abnehmen zu warten). Kurze Zeit später
steckt eine freie MPA den Kopf zur Sprechzimmer-Tür herein, so dass direkt 1:1 kommuniziert werden kann. Nachteil: grösserer MPA-Poole «on demand» erforderlich.
Option 5:
Sie geben jedem/r Patienten/in einen «Laufzettel» mit, auf dem z.B. «bitte Labor xy abnehmen» angekreuzt bzw. notiert wird oder der von Ihnen bereits ausgefüllte Laborzettel auf einem Klemmbrett
mitgegeben wird. Nachteil: zusätzliches Papier. Ohne Klemmbrett stecken manche Patienten den Zettel ein, so dass die Information verloren geht.
Option 6:
Sie notieren in der KG z.B. unter «Procedere», was noch gemacht bzw. veranlasst werden soll. Vorteil: Sie schreiben nur einmal an einer Stelle das Procedere auf. Nachteil: Die MPA muss bei jedem
Patienten Ihren Eintrag durchlesen und die entscheidenden Informationen entdecken. Auf diese Weise wird manches ganz übersehen, überlesen oder missverstanden. Falls sich der Patient nach der
Konsultation nicht mehr an der Rezeption meldet, nützt die Information nichts mehr.
Option 7:
Sie erfassen in der Praxissoftware einen Auftrag bzw. eine Pendenz für den Empfang oder eine bestimmte MPA, die allerdings gesehen oder aktiv aufgerufen, gelesen und abgehakt werden muss.
Vorteil: Eindeutig, nachvollziehbar, wasserfest. Nachteil: je nach System etwas zeitaufwendig.
- Wie kommunizieren Sie während der Sprechstunde mit Ihren Praxisassistentinnen?
- Welche Variante favorisieren Sie?
- Angenommen, eine dieser Varianten wäre für Sie neu und nützlich für Sie, wie würde sich das in Ihrem Alltag auswirken?
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung an mail@sabinewerner.ch!