Ungeplante Verzögerungen im Praxisablauf setzen sehr schnell das gesamte Praxisteam unter Druck, zumal Patienten bei längeren Wartezeiten nicht immer mit Verständnis reagieren. Wie können Sie Ihren Praxisalltag besser steuern und stressfreier arbeiten?
12 Schlüssel für erfolgreiches Zeitmanagement im Praxisalltag:
1. Ihr Mindset
Entscheiden Sie sich, «just in time» zu arbeiten und kommunizieren Sie dies an Ihr Team. Nur wenn Sie pünktlich sein wollen und dies vorleben (z.B. pünktlicher Beginn!), werden Sie den
gewünschten Erfolg erzielen.
2. Vereinbaren Sie Zeitziele - Installieren Sie einen
Taktgeber
Bestimmen Sie eine MFA/MPA, die als Zeitmanager fungiert und Sie z.B. ab 15 Minuten Zeitverzug diskret auf die Verspätung aufmerksam macht. Für diese interne Kommunikation können Sie z.B. ein
Chat-Programm Net Send verwenden, bei dem lautlos ein Fenster am Bildschirm aufpoppt. Damit können Sie übrigens auch zeitsparend und störungsfrei während der Sprechstunde kommunizieren, z.B. bei
einer ungeplanten kurzen Therapie.
3. Stellen Sie das Stör-Syndrom ab!
Jede unnötige
Störung in der Sprechstunde kostet Zeit, unterbricht die Konzentration und verringert die Effizienz. Das summiert sich im Laufe des Tages erheblich. Bereits nach 15 Sekunden Unterbrechung fangen
Sie sprichwörtlich von vorne an. Vereinbaren Sie klare Spielregeln für «erlaubte Störungen»: Wann darf ein Anrufer auch während einer Konsultation durchgestellt werden? In welchen Fällen darf
eine Mitarbeiterin ins Sprechzimmer kommen, um ein Rezept unterschreiben zu lassen?
4. Agenda
Wenn Sie pünktlich arbeiten wollen, ist exakte
Vorplanung und Team-Kommunikation nötig. Welcher Termin benötigt wieviel Zeit? Muss eine Vor-/Nachbereitung in der Agenda mit eingeplant werden? Welche Materialien sind nötig? Vermeiden Sie,
ungeplante Dinge sofort zu erledigen, ausser im Notfall.
5. Reserven einplanen statt dazwischenschieben,
Verplanen Sie nicht den ganzen Tag im Voraus, sondern lassen Sie Lücken für Notfälle und Überweisungen. In der Regel füllt sich der Tag noch auf. Schieben Sie keine Patienten dazwischen.
6. Suchzeiten vermeiden
Sorgen Sie dafür, dass alles, was Sie für einen Patienten benötigen, griffbereit und gebrauchsfertig im Zimmer parat ist.
7. Termine vor Aufgaben!
Oberste Priorität in der Sprechstunde haben Termine, nicht Aufgaben! Erledigen Sie Aufgaben vor oder nach der Sprechstunde. Das Bearbeiten von z.B. Mails zwischendurch lenkt Sie nicht nur ab,
sondern provoziert Verspätung. Erledigen Sie solche Arbeiten zu Randzeiten und im Block.
8. Stille Stunde
Als Ärztin/Arzt sind Sie die Mehrheit
des Tages fremdbestimmt. Umso wichtiger ist es, konsequent Zeitfenster für ungestörtes Arbeiten, eine sogenannte Stille Stunde (auch kürzer), einzuplanen und einzuhalten.
9. Aufgaben priorisieren und terminieren
Priorisieren
Sie nach dem Eisenhower-Prinzip. Unterscheiden Sie wichtig und dringend. Was bringt Sie Ihren Zielen näher? Diese Aufgaben sind meistens nicht dringend, aber wichtig, und gehören ganz nach oben
auf Ihre To-do-Liste. Definieren Sie eine Deadline und ein Zeitbudget für die Erledigung.
10.
Nein sagen
Das Helfersyndrom ist ein häufiger Zeitdieb. Was müssen Sie wirklich übernehmen? Wer zu
viel «Ja» zu anderen sagt, sagt meistens «Nein» zu sich selbst. Begründen Sie Ihr «Nein» sachlich und freundlich und schlagen Sie ggf. eine Alternative vor.
11.
Delegieren
Setzen Sie Vertrauen in Ihr Team. Delegieren Sie konsequent und richtig. Befähigen Sie Ihr Team durch Anleitung und Training, Sie zu entlasten, auch wenn das erst einmal Zeit kostet.
12.
Pareto-Prinzip kennen und umsetzen!
Wie schon beim Thema Meetings gilt auch und gerade im Zeitmanagement: in 20% der Zeit erledigen wir 80% der
Aufgaben. Umgekehrt benötigen wir für die restlichen 20% 80% der Zeit. Bevor Sie entgegnen, dass 80% als Arzt nicht geht, überlegen Sie, bei welchen Aufgaben Sie sehr wohl Zeit für andere Dinge
gewinnen können. Tappen Sie nicht in die Perfektionismus-Falle, z.B. bei Arztberichten.
Tipp: Wenn Sie Ihre Zeit wieder in den Griff bekommen wollen, können Sie Ihr Zeitmanagement allein oder zusammen mit Ihrem Team mit Hilfe eines wissenschaftlich validierten Online-Tools analysieren und anschliessend Ihr Zeit-Verhalten gezielt optimieren.
Das Fazit von Dr. Werner: Der Schlüssel zum erfolgreichen Zeitmanagement hat drei Buchstaben:
T U N! Was einfach klingt, bedeutet oft harte Arbeit an sich selbst, lohnt sich aber langfristig. Nehmen Sie sich Zeit, um Zeit zu sparen!
(publiziert am 28. Mai 2019 auf www.coliquio.de)